Cet article a été rédigé uniquement à des fins éducatives et ne constitue pas un avis juridique, financier ou fiscal. Pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise, veuillez communiquer avec un professionnel.
Le secteur du commerce de détail est en constante évolution. Que ce soit pour gérer les pressions croissantes des consommateurs ou le délicat équilibre entre commerce électronique et vente au détail physique, les détaillants d’aujourd’hui doivent continuellement adapter leurs modèles d’affaires pour répondre aux besoins des clients. Alors, qu’est-ce que cela veut dire pour la recherche de fournisseurs d’approvisionnement?
La recherche de fournisseurs vise à trouver des fournisseurs qui peuvent fournir les produits dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs de vente et d’exploitation. Cette recherche doit prendre en compte des critères comme la qualité, le coût, la fiabilité et les normes éthiques.
L’établissement des sources d’approvisionnement comprend également la négociation de contrats, la gestion des relations avec les fournisseurs et les vérifications nécessaires pour assurer un approvisionnement en marchandises sûr et fiable dont l’entreprise a besoin pour bien fonctionner.
Ces relations avec les fournisseurs jouent un rôle essentiel dans votre chaîne d’approvisionnement. Elles doivent permettre de trouver un équilibre délicat entre la qualité et la fiabilité des fournisseurs année après année, et leur capacité à offrir des prix d’approvisionnement permettant à votre entreprise de maintenir des marges rentables.
Pour ce faire, un flux de travail uniforme pouvant garantir fiabilité et qualité malgré les incertitudes qui peuvent peser sur votre chaîne d’approvisionnement est essentiel. Voici les étapes que les entreprises devraient suivre pour identifier les exigences, valider les fournisseurs et gérer ces relations en vue d’une réussite à long terme.
Identifier les besoins de votre clientèle
La première étape du processus d’établissement des sources d’approvisionnements est de déterminer vos réels besoins d’approvisionnement. Quels sont les articles que votre clientèle veut acheter et que devez-vous faire pour obtenir que ces articles arrivent bien à votre magasin?
Les détaillants utilisent souvent des logiciels ou des applications tierces, comme Faire et leurs places de marché en ligne pour découvrir de nouveaux produits. Square pour détaillants aide à rationaliser ce processus en connectant vos applications pour qu’elles fonctionnent ensemble de façon transparente.
Gardez en tête que vos besoins en stocks peuvent changer au fil du temps et doivent être évalués de façon continue. Par exemple, le développement durable n’était peut-être pas sur votre liste il y a quelques années, mais aujourd’hui, il s’agit d’une priorité absolue pour de nombreux détaillants. Les politiques d’approvisionnement éthique et l’évaluation des pratiques sociales et environnementales des fournisseurs sont importantes à la fois pour les propriétaires d’entreprise et les consommateurs, des études indiquant que 65 % des consommateurs canadiens estiment qu’ils ont l’obligation morale d’utiliser des produits respectueux de l’environnement.
Si l’approvisionnement éthique est important pour votre consommateur cible, commencez votre évaluation des fournisseurs par une analyse de marché des fournisseurs potentiels. Le Sourcing Industry Group (SIG) offre les conseils suivants pour créer des normes d’approvisionnement éthiques(en anglais seulement) :
- Comprenez et maintenez une relation avec les fournisseurs tout au long de votre chaîne d’approvisionnement et pas seulement avec vos fournisseurs de premier niveau.
- Cherchez des cas de réussite auprès d’autres membres de votre communauté et suivez leur exemple lors de la mise en œuvre de pratiques d’approvisionnement éthiques.
- Tirez parti des technologies, comme le rapport sur les ventes des fournisseurs de Square pour détaillants, pour rester au fait des indicateurs clés de rendement (ICR) prédéterminés en matière d’approvisionnement durable.
Affiner votre sélection de fournisseurs
Une fois que vous avez déterminé les exigences de vos clients, établissez des exigences pour les fournisseurs qui répondent également à vos autres besoins commerciaux fondamentaux. Ces critères aident à déterminer vos besoins en termes de qualité, de prix et de délais de livraison. Voici quelques exigences à prendre en compte :
- Peuvent-ils traiter les demandes sur mesure?
- Ont-ils des quantités de commandes minimales?
- L’exclusivité est-elle importante pour votre commerce?
- Ont-ils une politique équitable en matière de défauts et est-il acceptable que votre entreprise paye le coût des produits endommagés si ce n’est pas le cas?
- Le fournisseur adhère-t-il aux principes de développement durable et éthique?
L’établissement de ces exigences avant tout engagement auprès des fournisseurs aide à éviter les problèmes de chaîne d’approvisionnement par la suite. Lors de la sélection d’un fournisseur, vous devez mesurer son rendement par rapport à un ensemble de critères. Ces critères peuvent varier en importance selon les particularités de votre entreprise et devraient être utilisés pour déterminer dans quelle mesure un fournisseur répond à vos besoins uniques. Ces critères peuvent inclure :
- le coût;
- la qualité;
- la fiabilité;
- la prestation des services;
- la santé financière;
- la réactivité;
- la souplesse;
- les pratiques sociales et environnementales;
- la culture.
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Auditer les fournisseurs
Une fois que vous avez identifié vos besoins commerciaux et recherché des fournisseurs potentiels, vous êtes prêt à auditer les meilleurs candidats. Cela veut dire rencontrer les quelques fournisseurs ayant les meilleures propositions pour déterminer lequel convient le mieux à votre entreprise.
Une bonne vérification au préalable est essentielle pour la sélection des fournisseurs. Elle sert à vous assurer que les fournisseurs potentiels sont légitimes et dignes de confiance. C’est aussi le moment d’évaluer les capacités des fournisseurs, la capacité de production et la stabilité financière. Rendre visite aux fournisseurs sur place, si possible, peut également être utile lors de leur évaluation.
Une simple vérification de solvabilité est un excellent point de départ pour s’assurer qu’ils ont les liquidités nécessaires pour tenir leurs promesses. Vous pouvez également vérifier les enregistrements d’entreprises et les registres publics pour valider les accréditations, et vous pouvez même demander des échantillons de produits pour évaluer leur qualité.
Il est également important d’évaluer la réputation et les antécédents de rendement des fournisseurs. La meilleure façon d’y parvenir est de demander des avis ou des références de client. Le refus d’un fournisseur à fournir des témoignages ou des références de clients peut être un signal d’alarme indiquant qu’il cache quelque chose.
Vous devez également effectuer une recherche indépendante, qui peut être aussi simple qu’une recherche Google ou la lecture de forums de fournisseurs en ligne.
Négocier les contrats et les conditions
Négocier un contrat équitable avec vos fournisseurs est essentiel pour s’assurer que chaque partie tient ses promesses. Les contrats doivent détailler ce que le fournisseur doit livrer et quand. Ils doivent également indiquer clairement ce qu’ils demandent en retour (c’est-à-dire les prix) et ce qui se passe si le contrat convenu est rompu.
La négociation de conditions, de prix et de modalités de paiement favorables peut être intimidante, mais peut représenter une source d’économies lorsqu’elle est bien menée. Les fournisseurs négocient souvent sur la base de leurs prix standard et il est essentiel de savoir comment aborder et demander des changements. L’utilisation de données et d’études de marché pour préparer vos négociations vous aidera à trouver des conditions mutuellement avantageuses. Lorsque vous vous préparez pour les négociations, considérez les éléments suivants :
- les données de marché passées et actuelles, y compris les comparaisons de coûts avec d’autres fournisseurs;
- vos besoins d’approvisionnement attendus en fonction de vos prévisions de la demande;
- le rendement passé du fournisseur par rapport à des critères prédéterminés, si vous avez déjà travaillé avec celui-ci.
Il est important de comprendre les motivations du fournisseur afin de pouvoir négocier un contrat attrayant pour les deux parties. Par exemple, offrir une occasion de marketing en échange de concessions sur le prix, réduire le risque du fournisseur avec un contrat à long terme (avec des objectifs de rendement requis pour maintenir le contrat) ou consolider les bons de commande.
Une bonne préparation vous permettant de comprendre ce qu’il vous faut de la part des fournisseurs et de quelle façon vous pouvez leur apporter de la valeur vous aide à bien vous positionner pour négocier un partenariat stratégique.
Gestion des relations avec les fournisseurs
L’établissement de relations avec des fournisseurs fiables est décisif pour la santé de votre chaîne d’approvisionnement. Rester au courant de leurs priorités et de leurs défis, en plus de leur communiquer vos objectifs commerciaux stratégiques, peut ouvrir la porte à des possibilités mutuellement bénéfiques.
Une grande partie de l’établissement de ces relations consiste à s’aligner sur les ICR, à avoir des directives claires et à créer des systèmes efficaces pour les achats, la gestion des stocks et les procédures de paiement.
Square pour détaillants aide les vendeurs à identifier ces ICR avec des analyses fiables pour clarifier le rendement opérationnel et passer à l’action sur la base de données en temps réel.
Les entreprises peuvent également gérer leurs stocks, leurs fournisseurs et plus encore à partir de n’importe quel appareil personnel ou propriétaire, le tout synchronisé instantanément.
Créer une chaîne d’approvisionnement prête pour le changement
Les détaillants s’efforcent constamment d’aller chercher leur clientèle là où elle se trouve, tout en gérant l’évolution du climat économique et politique. Et tout comme la vente au détail, la gestion de chaînes d’approvisionnement est un processus en constante évolution.
L’établissement de sources d’approvisionnement aussi demande des améliorations continues, informées non seulement par les besoins de vos clients, mais également par les pressions changeantes du marché.
Il est essentiel que vos partenaires d’approvisionnement soient prêts à faire face à ces perturbations potentielles et à atténuer les risques qui en découlent. Comprendre les attentes des clients et la saisonnalité de la demande de façon à planifier en conséquence nécessite le bon ensemble d’outils. Pour réussir, les détaillants doivent développer des systèmes agiles et flexibles qui font plus que les aider à vendre. Votre chaîne d’approvisionnement agile doit être guidée par des données avec des opérations de gestion des stocks rationalisées à mesure que votre entreprise grandit sur divers canaux de vente, vous permettant de profiter de plus de fiabilité et de précision.
Square pour détaillants offre cette agilité grâce à des outils automatisés qui surveillent la qualité, suivent les résultats et génèrent des prévisions plus précises grâce à des rapports en temps réel. Les entreprises sont également en mesure de gérer en toute confiance les fournisseurs et de diversifier leur base de fournisseurs afin de réduire leur dépendance à une source unique et de créer un réseau de chaîne d’approvisionnement plus résilient et plus flexible.
Les temps changent et votre chaîne d’approvisionnement devrait changer elle aussi. Cela commence par vos pratiques d’approvisionnement et par le choix de fournisseurs qui peuvent non seulement répondre à vos besoins en matière de stock, mais aussi s’intégrer dans un modèle de chaîne d’approvisionnement agile.